Татьяна Кузнецова
Автор проекта "Я сказал!"
Деловая переписка
Последнее время по работе все больше электронной переписки.
Я люблю живое общение, и если указан телефон, обязательно перезвоню и спрошу все, что меня интересует помимо указанных в письме сведений.
Но так невозможно работать, если писем становится очень много. На письма нужно отвечать.
Вот тут и возникает ощущение некоторой беспомощности.
Письменная речь - это не по телефону поговорить. Требования ясны: лаконично, однозначно, грамотно, уважительно.

Но как?

Прочитав более сотни писем и ответов на них, я поняла, что деловая переписка - это непаханое поле проблем коммуникации.
Во многих случаях переписка все равно переходит в формат телефонного звонка или личной встречи, где все, наконец-то, становится ясно.
Почему же, тратя целые рабочие дни на деловую переписку, мы часто остаёмся непонятыми, не добиваемся нужного результата?

Я выработала для себя несколько правил, которые помогают.
1. Приветствие.
* Одна фраза. Никаких «многоуважаемый» и прочих расшаркиваний. Если ответ одному человеку, назову его по указанному имени. Если письмо для компании, никаких имён. Общее нейтральное и хорошее приветствие - «Здравствуйте!»
* Никаких «доброго дня, вечера, суток» и прочего. Недавно был пост об этом. Для тех, кто не читал, - все приветствия в русском языке употребляются в именительном падеже. Родительный - это прощание.
* Никакой большой буквы в местоимении вы! Только в исключительном случае, когда это форма уважения к конкретному человеку, которого я знаю, кто старше меня и выше по служебному положению.

2. Тело письма.
* излагаю простыми короткими предложениями.
* Если хочется написать «потому что», ставлю точку и начинаю новое предложение.
* Один абзац - одна идея. Она же - первое предложение, можно даже подзаголовок.
* Помню, что все изложенное останется как документ, который может впоследствии как помочь, так и навредить. Значит, ни одной неточной цифры и непроверенной информации.

3. Выводы.
* Вопросы, предложения, просьбы - только в конце. В теле письма они просто останутся незамеченными.
* Прощание. Никаких «До скорых встреч», «жду ответа», «с нетерпением жду» и прочей ерунды из личной переписки. Уместна благодарность и выражение уважения.
* В русской синтаксической традиции запятая после слова «с уважением» не ставится. Я не ставлю. Об этом тоже я писала пост.

4. Подпись нужна! Скорее всего она уже заготовлена в шаблоне, там важны контакты. Для меня всегда важно, если указывают, что можно связаться по телефону. Ведь больше всего я люблю живое общение!

Как вы справляетесь с электронными письмами?
Поделитесь секретами!


Ну что, готовы изменить свой речевой имидж?